Kurzanleitung: System Instructions für KI-Chatbots richtig hinterlegen

Projektziele, Zielgruppen, Corporate Wording – im beruflichen Alltag gibt es viele Standards, die wir Menschen verinnerlicht haben und dadurch deutlich effizienter arbeiten. Damit auch KI-Chatbots dieses Firmenwissen haben und danach handeln, müssen wir sie ihnen eintrichtern. Das geht am besten über sogenannte System Instructions. Wie Sie die in den diversen Chatbots anlegen, erfahren Sie hier.

Vorab: Die Mühe lohnt sich. Denn wenn Sie auf die Art Ihre KI vorkonditionieren, ersparen Sie es sich, sie jedes Mal aufs Neue so zu briefen, als wäre es ihr erster Arbeitstag. Sie erhalten deutlich individuellere und konsistentere Antworten. Gerade, wenn man im Team mit KI arbeitet, ist der Effizienzhebel groß. Je nach Tool gibt es globale, also allgemeingültige, und individuelle Einstellungen (in einzelnen Assistenten oder Projekten). Wir erklären jeweils die gängigen Wege für sieben gängige KI-Tools.

Die folgenden Anleitungen für System Instructions sind alle für die Web-Apps der jeweiligen Tools in der Desktop-Version gedacht und in Chrome getestet. Los geht’s mit den gängigen KI-Bots der US-BigTechs und der einzigen konkurrenzfähigen Alternative aus Europa:

ChatGPT (OpenAI)

Grundsätzlich gibt es drei Wege, je nachdem, ob die System Instructions global oder spezifisch in einzelnen Projekten oder Abfragen gelten sollen.

Global:

Unten links auf den Profilnamen klicken
Im Menü „Customize ChatGPT“ auswählen
In das Feld „How would you like ChatGPT to respond?“ die Vorlage hineinkopieren.

Spezifisch in einzelnen Abfragen (über eigene GPTs):

„Explore GPTs“ auswählen
Über „Create“ einen neuen Assistenten erstellen
In der Registerkarte „Configure“ die eigene Vorlage in das Feld „Instructions“ einfügen

Spezifisch in Projekten:

In „Projects“ kann man, einzeln oder im Team, in ChatGPT an abgegrenzten Themen arbeiten. Etwa der Entwicklung einer Kampagne im Marketing oder der Erstellung des neuen CSR-Berichts. Hier bietet es sich besonders an, Standards zu definieren. Der Weg dahin ist etwas versteckt: Hinter dem Button „Add files“ versteckt, kann man Wissen, Einstellungen und auch Instructions definieren. Diese gelten dann nur im jeweiligen Projekt.

Claude (Anthropic)

Claude nutzt das Konzept von „Projects“, wo man hier für jeden Kunden oder jedes Projekt eigene Regeln definieren kann.

In der Seitenleiste auf „Projects“ gehen
Ein neues Projekt erstellen
Rechts auf „Set Custom Instructions“ klicken
Dort die Vorgaben hinein schreiben oder kopieren

Vorteil: Alle Chats innerhalb dieses Projekts folgen automatisch diesen Regeln, und man kann zusätzlich projektspezifische PDFs als Wissensbasis hochladen

Copilot (Microsoft)

In der Enterprise-Umgebung von Microsoft erfolgt die Steuerung meist über den „Copilot Lab“ oder direkt im Prompt-Fenster, da Copilot weniger auf statische System-Prompts setzt als die anderen Tools.

Das „Copilot Lab“ (meist ein Icon mit einem Mikroskop/Notizbuch) öffnen
Die eigene Vorlage dort als „Custom Prompt“ abspeichern.

Tipp: Sie können die Vorlage auch in einer lokalen OneNote-Seite oder Textdatei vorhalten und sie bei einem neuen Chat mit dem Befehl „Nutze folgende Regeln für diesen Chat: [Vorlage]“ einleiten.

Gemini (Google)

Übergreifende, sprich global gültige Instructions kann man nur über Google AI Studio, also die Entwickler-Umgebung, anlegen. Dort findet sich rechts in der Navigation das Feld „System instructions“, wo man Namen und Beschreibung ausfüllt.

Spezifisch lassen sich Instruktionen in eigenen Agents, hier „Gems“ genannt, einfügen:

Links in der Navigation den Bereich „Gems“ öffnen
Neues Gem erstellen
Vorgaben definieren und abspeichern

Le Chat (Mistral)

Die französische KI sieht, zumindest in der kostenlosen Version, keine globalen System Instructions vor. Spezifisch kann man allerdings die Mistral Agents mit entsprechenden Vorgaben ausstatten:

Links oben in der Navigation „Agents“ anwählen
Neuen Agent erstellen
Vorgaben (hier explizit „Instructions“ genannt) definieren und abspeichern

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Die folgenden Tools Nuwacom und text.cortex zählen zu den KI-Suites aus Deutschland, die datensichere Nutzung von Chatbots und eigenen, agentischen KI-Anwendungen anbieten. Wir arbeiten mit beiden Plattformen in verschiedenen Kundenprojekten.

Nuwacom

Analog zu ChatGPT und Gemini gibt es in Nuwacom zwei Wege – einen für globale und einen für spezifische Instruktionen.

Global:

Links unten auf den Profilnamen klicken
Unter „AI Guardrails“ unter „Voices“ oder „Guidelines“ Vorgaben einstellen. KI-Voices sind zwar global angelegt, müssen aber bei jedem Prompt aktiviert werden. Guidelines gelten immer per Default.

Spezifisch (in eigenen Agents):

In der Navigation links „Agents“ auswählen und über „Create Agent“ einen neuen KI-Assistenten anlegen.
Vorgaben definieren und abspeichern

text.cortex

text.cortex bietet keine globalen Instructions, aber sehr differenzierte spezifische Einstellungen:

In der Navigation links auf „Agenten“ klicken. Agenten sind hier auch als Personas gedacht. Sie bündeln also Handlungsanweidungen, Wissensgrundlagen und Vorgaben für Stil und Ausdruck.
Neuen „Agenten erstellen“
Unter „Verhalten“ im Feld „Hintergrund“ alle generellen Vorgaben eintragen.
Unter „Werkzeuge“ bei Bedarf KI-Modell auswählen und Wissen verknüpfen
Agenten einen Namen geben und eine verständliche Beschreibung ergänzen (damit Sie später die richtige Persona wiederfinden) und speichern.

Generell gut zu wissen in puncto System Instructions:

Für alle Tools gilt: System-Instructions sind kein „set it and forget it“. Die Erfahrung zeigt, dass KI beginnt, wieder zu „schwurbeln“ (Slop) oder ungenau zu werden. Erinnere sie dann explizit an die Regeln, bspw. durch ein: „Beachte wieder strikt unsere Anti-Slop-Policy aus den System-Rules.“ Das bringt das Modell in der Regel direkt wieder auf Kurs.

Ihnen fehlen chinesische KI-Tools wie DeepSeek oder Kimi? Wir haben sie bewusst außen vor gelassen, weil Sie damit Firmenwissen bei Tools abladen würden, die nicht EU-Datenschutzvorgaben entsprechen.

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